イベントの管理画面を使う
自分が開いたイベントの管理画面で、内容やチケットを直す・参加者へメールを送る・参加者を見る・当日の受付をする・公開を止める・中止する方法を説明します。
自分が開いたイベントは、管理画面で管理します。内容やチケットを直す、参加者へメールを送る、参加者の一覧を見る、当日の受付をする、公開を止める、イベントを中止する、といったことができます。管理画面は、画面の上のタブで分かれています。やりたいことのタブを開きます。
事前準備
- ログインしている。
- 管理画面を使えるのは、イベントを作った人・共催者・コミュニティのマネジャーです。共催者は、イベントを作った人やマネジャーが、いっしょに開く人として足したコミュニティのメンバーです。ほかの人が開くと、「アクセス権限がありません」と出ます。「参加者ページへ戻る」を押すと、イベントのページにもどります。
- 共催者にできないことが2つあります。イベントの削除と、共催者を足したり外したりすることです。この2つは、イベントを作った人とマネジャーだけができます。
- イベントを作る方法は、イベントを開催するを見てください。
- 保存のしかたは、ところによって違います。「変更を保存」や「保存」のボタンがあるところは、押すまで保存されません。押す前にほかのタブへ移ると、直した内容が消えることがあります。保存のボタンがないところ（チェックを入れる・外すだけのところ、チケットを消す、共催者を足す・外すなど）は、すぐに保存されます。
- コミュニティがアーカイブされているときは、内容を直す・チケットを直す・メールを作る・受付をする・公開の状態を変える・設定を変える、ができません。事務局にアーカイブを解除してもらいます。やり方は、事務局に問い合わせる・やり取りを見るを見てください。
手順
管理画面を開く
イベントのページを開く
画面の下のメニューで「イベント」を押します。一覧の上に、「今後」「参加予定」「過去」のボタンが並びます。「今後」のボタンで自分のイベントを探して、カードを押します。自分が作ったイベントと、共催しているイベントは、「参加予定」のボタンにも並びます。終わったイベントは、「過去」のボタンで探します。コミュニティのページの「イベント」のタブからも開けます。
公開を止めたイベントは、「今後」にも、コミュニティの「イベント」のタブにも出ません。イベントを作った人と共催者は、「参加予定」のボタンで探します。
「マネジャーとして見る」を押す
イベントのページの上のほうにあるボタンです。イベントを作った人・共催者・コミュニティのマネジャーにだけ出ます。押すと、管理画面が開きます。
画面の上に、「マネジャー画面」の文字と、イベントの名前、いまの状態の印が出ます。状態の印は、「公開中」「公開停止中」「終了」「中止」のどれかです。「参加者ページを見る」を押すと、参加する人から見えるイベントのページにもどれます。「シェア」を押すと、イベントのページの URL をコピーしたり、QR コードを出したりできます。
- 「参加者ページを見る」のボタン
- タブの並び
画面の上のタブは、「概要」「チケット」「参加者へのメール」「参加者」「受付」「設定」の6つです。タブが入りきらないときは、タブの並びを指で左へずらします。
「概要」のタブ: 内容を直す
カバー・タイトル・日時・場所・説明・参加費・定員を直せます。作るときと同じ項目です。項目の意味は、イベントを開催するを見てください。
直したいところを変える
カバーは、「カバーとテーマ」で選びます。タイトル・日時・場所・説明は、それぞれの欄に入れます。「オンラインリンクを追加」を押すと、リンクを入れる欄が出ます。参加費と定員は、「イベント設定」の中にあります。
「変更を保存」を押す
タブの下にあるボタンです。押すと、「変更を保存しました」と出ます。保存した内容は、すぐにイベントのページに出ます。
- 「変更を保存」のボタン
次のことに気をつけます。
- チケットの種類と金額は、「チケット」のタブで直します。
- 参加費は、お金を受け取る準備が終わっているコミュニティだけで決められます。準備が終わっていないコミュニティで、参加費を入れて保存しようとすると、エラーが出て保存できません。そのときは、事務局に聞いてください。
- 参加費・有料のチケット・寄付があるイベントは、開始の日と時刻が要ります。入れないと保存できません。返金できる期限を、開催の日時から決めるためです。
- 定員を増やすか、定員を空にして保存すると、キャンセル待ちの人が、待っている順に、空いた席の分だけ自動で参加確定になります。「キャンセル待ちの N 名を参加確定にしました」と出ます。参加費や有料のチケットで待っている人は、自動では参加確定になりません。イベントが始まったあとも、自動では参加確定になりません。
- 「寄付先の基金」と「参加対象」は、見るだけです。「参加対象」は、コミュニティの参加資格で決まります。申込締切も、この画面では直せません。
「チケット」のタブ: チケットを直す
チケットがあるときは、上に「販売枚数」「売上」「有料チケット種別」の数が出ます。その下の「チケット種別」に、チケットが並びます。チケットごとに、名前・種別（「無料」「有料」「招待制」）・金額が出ます。定員や販売期間を決めたチケットには、売れた枚数と定員、販売期間も出ます。参加費だけを決めたイベントには、「参加チケット」が1枚出ます。
有料のチケットを足すときは、先に「概要」のタブで、開始の日と時刻を入れておきます。入れていないと、「チケットの更新に失敗しました」と出て、足せません。
チケットを足すときは、次のようにします。
「チケットを追加」を押す
チケットの一覧の下にあります。「チケットを追加」の画面が開きます。
「チケット名」を入れる
参加する人に見える名前です。入れないと、「チケット名を入力してください」と出ます。
「種別」を選ぶ
はじめは「有料」が選ばれていて、「価格」の欄が出ています。有料のチケットは、「価格」に1円以上の金額を入れます。お金がかからないチケットにするときは、「無料」を選びます。「招待制」を選ぶと、参加する人の申し込みの画面で、そのチケットに「招待制」の印が出ます。
ほかの項目を入れる
どれも、入れなくてもかまいません。「定員（任意）」は、このチケットの枚数の上限です。「1人あたり最大枚数（任意）」は、1人が申し込める枚数の上限です。「販売期間（任意）」は、売りはじめる日時と、売り終わる日時です。空のままなら、制限はありません。
「保存」を押す
画面が閉じて、チケットの一覧にそのチケットが足されます。
チケットを直すときは、チケットの右にある鉛筆のマークのボタンを押します。「チケットを編集」の画面が開きます。直したら、「保存」を押します。ごみ箱のマークのボタンを押すと、確認の画面は出ずに、そのチケットがすぐ消えます。
チケットの定員を増やすか、空にして保存すると、キャンセル待ちの人が、待っている順に自動で参加確定になります。参加費や有料のチケットで待っている人は、自動では参加確定になりません。
「参加者へのメール」のタブ: 参加者に知らせる
いちばん上の「自動リマインド」で、イベントの前に自動で知らせる時期を選びます。「1週間前」「前日」「当日の朝（8:00）」「1時間前」から、いくつでも選べます。はじめは「前日」だけが選ばれています。チェックを入れたり外したりすると、すぐに保存されます。
知らせは、参加が決まった人とキャンセル待ちの人に、アプリの通知とメールで届きます。公開を止めたイベントにも、送ります。時期ごとに、送る日時と、「予定」「送信済み」「送信しない」の印が出ます。「送信しない」は、チェックを外している時期と、送れない時期に出ます。送れない時期には、その理由も出ます。開始の日と時刻を入れていないイベントと、開始が朝8:00より前か8:00ちょうどのイベントの「当日の朝（8:00）」には、送りません。送る日時を過ぎた時期と、イベントが始まったあと、中止したあとは、変えられません。
メンバーは、通知の設定で「リマインダー」の通知をオフにできます。オフにしている人には、届かないことがあります。
自分でメールを書いて送るときは、次のようにします。
「メールを作成」を押す
「参加者へのメール」の見出しの右にあります。「参加者へのメールを作成」の欄が開きます。
「件名」と「本文」を書く
どちらも書かないと送れません。
「送信先」を選ぶ
「参加者全員」「チケット種別ごと」「参加状態ごと」「グループ代表者のみ」から選びます。「チケット種別ごと」を選んだときは、「チケット種別を選択」で、チケットの種類も選びます。「参加状態ごと」を選んだときは、「参加状態を選択」で、「参加予定」か「参加済み」を選びます。「送信対象」に、人数が出ます。
- 「送信先」の選択肢
- 「送信する」のボタン
「送信する」を押す
押すと、すぐに送られます。あとで送る日時を決めることはできません。やめるときは、「キャンセル」を押します。
送ったメールは、下の一覧に並びます。「送信済み」の印と、送信先・人数・送った日時が出ます。1件を押すと、本文が開きます。
送ったメールは、イベントのページの「投稿」のタブにある「主催者からのメール」にも出ます。「送信先」で人をしぼって送っても、このタブを開ける人（コミュニティのメンバーなど）は、だれでも読めます。ほかの人に見られて困ることは、書かないようにします。
メンバーは、通知の設定で「イベント」の通知をオフにできます。オフにしている人には、メールが届かないことがあります。設定のしかたは、ログイン情報と通知の設定にあります。
参加者ではないメンバーにも知らせたいときは、コミュニティに投稿します。書き方は、投稿する・コメントするを見てください。
「参加者」のタブ: 参加者を見る
申し込んだ人が、申し込んだ順に並びます。人ごとに、名前と、「参加予定」などの状態の印が出ます。名簿に載っているメンバーは、名前を押すと、その人のプロフィールが開きます。名簿に載っていない人には、「名簿外」の印とメールアドレスが出ます。2枚以上で申し込んだ人には、枚数も出ます。
グループ登録を許可しているイベントでは、上に「グループ表示」と「個別表示」のタブが出ます。はじめは「グループ表示」です。状態で人をしぼる・「回答を見る」・「繰り上げる」は、「個別表示」で使います。
- 状態でしぼる
上のボタンで、「すべて」「参加予定」「参加済み」「キャンセル待ち」「キャンセル」「欠席」「名簿外」を選べます。人がいない状態のボタンは出ません。ボタンには、その状態の人数が出ます。
- 回答を見る
登録のときの質問があるイベントに出ます。人ごとに押すと、その人の回答が開きます。質問ごとに、選んだ人数などをまとめた「登録時の質問の回答」も、上のほうに出ます。
- 繰り上げる
「キャンセル待ち」でしぼると、待っている順番と、人ごとの「繰り上げる」が出ます。押すと、その人を参加確定にできます。順番に関係なく選べます。いっしょに申し込んだ人がいるときは、その人たちもいっしょに参加確定になります。
次のときは、確かめる画面が出ます。定員をこえるときは、「定員を超えて参加確定にしますか？」と出ます。参加費や有料のチケットで待っている人のときは、「参加確定にしますか？」と出ます。繰り上げても、参加費は自動では払われません。お支払いのことは、その人に別に伝えます。確かめる画面で「参加確定にする」を押すと、参加確定になります。やめるときは、「やめる」を押します。
どちらでもないときは、「繰り上げる」を押すと、すぐに参加確定になります。参加確定になった人には、知らせが届きます。
- CSV を出力
上の右にあるボタンです。いま画面に出ている人の一覧を、ファイルにします。氏名・状態・チケットの種類・登録した日時・受付をした日時などが入ります。登録時の質問の回答も入ります。メールアドレスが入るのは、名簿外の人の分だけです。個人情報が入っているので、取り扱いに注意します。
「受付」のタブ: 当日の受付をする
来た人を探して、受付を済ませます。参加する人が見せる画面は、参加証と受付を見てください。
「受付」のタブを開く
上に、「チェックイン済み」の人数と、「参加率」が出ます。「氏名・メンバー番号・メールで検索」の欄で、来た人を探せます。
- 「受付モードへ切替」のボタン
- 受付が済んだ人数と参加率
- 検索の欄
来た人の「チェックイン」を押す
一覧は、「未チェックイン」と「チェックイン済み」に分かれています。来た人の行の「チェックイン」を押すと、その人が「チェックイン済み」に移ります。
- 「チェックイン」のボタン
次のことも知っておきます。
- まちがえて「チェックイン」を押したときは、「チェックイン済み」の行の「取り消す」を押します。その人は、「未チェックイン」にもどります。
- 一覧に並ぶのは、席が決まっている人（「参加予定」と「参加済み」）だけです。キャンセル待ちの人、キャンセルした人、欠席と答えた人は、並びません。
- 受付が済んだ人は、自分ではキャンセルできません。
- 「受付モードへ切替」を押すと、受付用の大きな画面に変わります。画面の下のほうの「名前で探す」の欄で人を探して、「チェックイン」を押します。受付をした人は、「最新の受付」に並びます。もとにもどすときは、「受付モードを終了」を押します。
「設定」のタブ: 参加の決まりとイベントページ
- グループ登録を許可
チェックを入れると、1人が複数枚のチケットを買えます。チェックを入れたあと、「保存」を押すと、「設定を保存しました」と出ます。
- 参加できる人
コミュニティの参加資格が出ます。イベントごとには変えられません。「コミュニティの設定を見る」を押すと、コミュニティの管理画面が開きます。マネジャーだけが開けます。使い方は、コミュニティを管理するを見てください。
- 同窓生以外の参加を受け付ける
チェックを入れると、名簿に載っていない人も、氏名とメールアドレスだけで参加登録できます。名簿には足されません。「保存」を押さなくても、すぐに変わります。参加費が必要なイベントでは、名簿に載っていない人は登録できません。無料のチケットがあれば、登録できます。
- 登録時の質問
参加登録のときに聞く質問を、直します。10問まで作れます。質問を変えたり消したりしても、もう届いた回答は消えません。ただし、消した質問の回答は、「参加者」のタブには出なくなります。直したら、「保存」を押します。「登録時の質問を保存しました」と出ます。質問の種類などは、イベントを開催するを見てください。
- イベントページの URL
「イベントページ」の欄の「公開 URL」に、イベントのページの URL が出ます。「コピー」を押すと、URL をコピーできます。URL は、ログインしていない人にも開けます。QR コードも出ます。印刷したり、会場に貼ったりできます。
- 参加者数と顔をページに表示する
チェックを外すと、コミュニティのメンバーではない人には、参加者の人数と顔を見せません。チェックを変えると、すぐに変わります。
- 会場は参加確定後に表示する
チェックを入れると、参加が決まるまで、会場をページに出しません。参加が決まった人と、この管理画面を使える人には、いつも見えます。チェックを変えると、すぐに変わります。
「設定」のタブ: 共催者を足す・外す
共催者は、イベントを作った人とマネジャーだけが足せます。共催者は5人までです。共催者は、この管理画面を使えます。イベントのページにも、主催者として出ます。
「共催者を追加」を押す
「共催者」の欄にあります。欄には、イベントを作った人が「作成者」の印つきで、共催者が「共催」の印つきで並びます。共催者が5人いるときは、押せません。だれかを外してから、押します。押すと、「共催者を追加」の画面が開きます。
- 「共催者を追加」のボタン
「メンバーを検索」に名前を入れる
名前か学部を入れると、人がしぼられます。選べるのは、そのコミュニティのメンバーだけです。
「追加」を押す
足したい人の右にあるボタンです。押すと、すぐに共催者になります。足した人には、共催者になったことを知らせる通知が届きます。
共催者を外すときは、共催者の行の右にある「外す」を押します。確認の画面は出ずに、すぐに外れます。
「設定」のタブ: 公開を止める・再公開する
「公開状態」の欄に、いまの状態が出ます。「公開停止」を押すと、新しい申し込みを止めます。もう申し込んだ人は、そのままです。イベントは、開催します。公開を止めたイベントは、イベントの一覧の「今後」と、コミュニティの「イベント」のタブに出なくなります。
「公開停止」を押す
「公開状態」の欄にあります。公開中のイベントにだけ出ます。
- 「公開停止」のボタン
- 「イベントを中止」のボタン
「公開停止する」を押す
「イベントを公開停止しますか？」と出ます。「公開停止する」を押すと、「イベントを公開停止しました」と出ます。やめるときは、「やめる」を押します。
止めたあとで、また申し込めるようにするときは、同じ場所の「再公開」を押します。「イベントを再公開しますか？」と出るので、「再公開する」を押します。
「設定」のタブ: イベントを中止する
開催をやめるときは、中止します。中止は、取り消せません。開催が終わったイベントは、中止できません。
「イベントを中止」を押す
「公開状態」の欄にあります。
確かめる画面を読んで、「中止する」を押す
「イベントを中止しますか？」と出ます。中止の説明と、参加者の人数を読みます。参加費が払われているときは、「支払い済みの参加費を全額返金します」と、返金の件数と合計の金額も出ます。やめるときは、「やめる」を押します。「中止する」を押すと、「イベントを中止しました」と出ます。
中止すると、次のことが自動で起きます。
- 参加が決まっている人とキャンセル待ちの人に、イベントが中止になった知らせが届きます。中止の理由や、代わりの予定を伝えたいときは、「参加者へのメール」のタブで、メールを送ります。
- 払われた参加費は、全額返金されます。返金の期限を過ぎていても、返金されます。参加費に足された寄付は、返金されません。
- 画面の上の状態の印が、「中止」に変わります。
参加する人が自分でキャンセルするときは、開催の7日前の同じ時刻までなら、参加費が全額返金されます。それより後は返金されません。くわしくは、参加をキャンセルする・キャンセル待ちを見てください。
「設定」のタブ: 複製する・削除する
- 複製して新規作成
このイベントと同じ内容が入った、イベントを作る画面が開きます。タイトルの後ろには「（コピー）」が付きます。元のイベントの開始の日時が過ぎているときは、日時は空になります。参加者と共催者は引き継がれません。公開するまで、新しいイベントはできません。
- イベントを削除
イベントを作った人とマネジャーだけに出ます。「完全に削除する」を押して、「本当に削除しますか？」で「削除する」を押すと、イベントのページと参加者の一覧が消えます。この操作は取り消せません。支払い済みの参加費があるときは、「このイベントは削除できません」と出ます。そのときは、「イベントを中止する」を押して、先にイベントを中止します。全額返金されたあとで、削除できます。
結果の確認
- 内容やチケットを直したとき: 「参加者ページを見る」を押して、参加する人から見えるイベントのページで、直した内容を確かめます。
- メールを送ったとき: 「参加者へのメール」のタブの一覧に、そのメールが「送信済み」で並びます。
- 受付をしたとき: 「受付」のタブの「チェックイン済み」の人数が増えます。その人は、一覧の「チェックイン済み」に移ります。
- 共催者を足したとき: 「共催者」の欄に、その人の名前が「共催」の印つきで並びます。
- 公開を止めたとき、中止したとき: 画面の上の状態の印が、「公開停止中」や「中止」に変わります。「設定」のタブの「公開状態」にも、いまの状態が出ます。